仕事ができるヤツになれ！～入社前にやるべきこと～

「会社に入るまでに、どんな勉強をしておけば良いですか？」
という質問を受けました。

成長に前向きな、良い質問です。
「少しでも自分を良く評価して欲しい」
「他の人より１歩でも前に進みたい」
そんな気持ちは、誰しもが持つものですし、
努力する姿勢を見せてくれる社員には、目をかけてあげたくなります。

特に社会人になりたての頃は、みんなスタートラインが同じです。
そこから他の人と差別化する為には、一体、何ができるのでしょうか？
実は、与えられた仕事を頑張る他に、入社前の学生のうちからできることがあるんです！
それは・・・

Excelを使いこなせるようになること。

Excelは、今やお仕事では資料作成などに欠かせないソフトとなっています。
”使うこと” なら、現場で覚えても、なんとかなるでしょう。
でも、想像してみてください。
設定された数式を編集できる
関数を入力して自動で計算させる
ショートカットキー操作でシート内を自在に移動できる（マウス操作は時間がかかります）
など、依頼された仕事を「早く」「綺麗に」「正確に」できる社員が近くにいたら、
困った時などにちょっと質問したり、頼りにしたくなりますよね！
上司・先輩に、一目置かれる。
そんな自分になりませんか？

「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」（吉田 拳:著）

私自身も、著者と似た考え方で、
・業務で必要とする機能はほぼ決まっている（不要な機能は覚えない）
・便利機能を駆使して、如何に早く仕事をこなすかが重要
という目線で、教育しています。

例えば、第１章にある
”ショートカットを駆使してマウスに手を延ばす頻度を下げる”
も、その一つ。
フィルターで絞込みをしたデータ（明細部分）を全部選択して、他のブックに貼り付けたい！
そんな時、データをマウスで選択し、縦スクロールしながら
最下行が表示・選択されるまで、ひたすら待つ人がいます。

ちょっと待ったー！
50,000行もあるデータを縦スクロール＆選択するだけに、十何秒もかけるの？
時間が勿体ないんですけど。
途中で、選択し損ねたら、また先頭から選び直すの？
やめてよ。確実な仕事をしようよ。

と、心の中で叫びつつ、本人には具体的な操作方法をソフトにお伝えします。
① まずは最下行までジャンプしましょう。　Ctrl + End で、最後のデータに飛べます。（１秒かかりません）
② 次に、Shift + Ctrl + Home で、先頭まで一気に移動＆選択します。
③ 最後に、Shift + ↓ で、ヘッダ部分を除きます。（合計４秒かからないかと）
わー、選べましたね！よかったよかった～。

いや、マジでよかったです。
てか、仕事が忙しい時のマウス操作ミスなんて、迷惑以外の何モノでもございません。
是非、皆様にもショートカットキーを有効活用いただきたく。
先輩からのお願いです。

同じく、第１章にある
”操作を間違えたら、落ち着いて Ctrl + Z で元に戻す”
も、是非、覚えていただきたい。
ミスしない人間はいませんので、間違えても構いません。
但し、『あ、間違った。』となったら、とにかく Ctrl + Z ですよ。元に戻ります。

また、
第３章　真っ先に知っておきたい６大関数
もオススメです。

私が業務でよく使用するのは、”重複データを探したい”ときかな。
例えば、

なんてデータがあるとします。
Excelの、メニュー「データ」＞重複の削除　で、データを一意にすると、

になりますね。
でも、業務上では、”重複しているのは、22であること” を知りたい場面が多いです。
そんな時は、VLOOKUP関数とEXACT関数を使用します。
具体的な使い方は・・・長くなるので、別の機会に書きましょうか。
もし、「早く教えてよ！」という方がいらっしゃいましたら、このページの「いいね！」を押しておいてください。
ご希望の方が多ければ、なるべく早く、書くようにしますね。

あ、そうそう。Excelとは関係ないのですが、個人的にいつも教育していることがあります。
例えば、サーバ（１つのファイルを皆でアクセスする環境）に保存しているファイルを開く時、
『とりあえず、見てみたい。書き込みはしないつもり』 という前提で開く場合は、
マウスの右クリック + 新規 で開いてください。
これは、ファイルをコピー ＆ 開いているけど ＆ 保存していない　という状態になります。
つまり、元のファイルには全く影響がない状態になるのです。
共有をかけていないファイルというのは、あなたが開いただけで、他のユーザからは書込みできなくなります。
編集したい人にとって、直ぐに編集できないのは困ります。
また、『とりあえず、見てみたい。書き込みはしないつもり』だったのに、
自分では気付かず、何かキーを押してしまい、一部データが消えて、Excelの自動保存機能で上書きされてしまった。
という事故を防ぐこともできます。
一石二鳥ですね。

Excelについては、他にも是非、覚えておいてほしいことがこの本には沢山書かれています。
参考書がわりにして、お勉強してみてください！