2017/11/02

プライバシーポリシー

個人情報に関する基本方針

当社は、情報技術を駆使し、高品質な情報システム、および、様々な情報サービスを提供することにより、社会に貢献する企業を目指します。
当社は、情報を扱う企業として、個人情報保護の重要性を認識し、お客様および従業者等の個人情報を正確かつ安全に取り扱い保護することを社会的責務と考え、役員及び従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護法令順守の管理体制を確立し、これを実施し、維持し、及び継続的改善を全社挙げて取り組むことを宣言します。
また、役員、従業者及び支払調書の作成のため関係者からお預かりした特定個人情報は、関連法規等に基づき厳格に管理します。

1. 個人情報保護マネジメントシステムの策定および継続的改善

当社は、「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JIS Q 15001:2006)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、これを実施及び維持し継続的に改善をおこなうことで全ての役員および従業員が個人情報保護の重要性を認識させ、遵守させることにより、個人情報の適切な保護・管理に努めます。

 

2. 教育・役割・責任及び体制

当社は、個人情報保護の重要性について、社内に対し所定の規則に従い教育啓発活動を実施するほか、個人情報保護の管理・監査者を設置し、適切な管理・監査体制を確立し運用を行い継続的な改善活動を実施いたします。

 

3. 安全対策の実施

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などが発生しないように安全対策を行い予防・是正を実施します。発生の場合、すみやかに発生原因を調査し除去を行い、再発防止の見直しを実施し個人情報の安全管理に努めます。

4. 個人情報の取得・利用・提供

当社は、個人情報の取得・利用・提供について、当社業務に関わる情報処理開発・支援・サービス及び採用・関連業者において、個人の権利を尊重し、利用目的・使用範囲の限定を明示し、適切な管理に努めます。また、目的の範囲を超えた個人情報の取得・利用・提供はいたしません。特に、特定個人情報の保管・削除・廃棄については厳密に取扱います。

5. 本人の権利尊重

当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正もしくは削除または利用もしくは提供の拒否を求められたときは、社会通念や慣行に照らし妥当な範囲でこれに応じます。また、苦情および相談に関しましては、個人情報保護お問い合せ窓口を通じ、適切に対応いたします。

6. 法令・法規の遵守

当社は、個人情報保護に関する日本の法令・国が定める指針・規則及びその他の規範を遵守します。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムの内容を継続的に見直し、これら日本の法令・国が定める指針及び他の規範に適合をおこない遵守します。

 

本人から直接収集する場合の措置について

株式会社 ヴァックスラボは、弊社の採用選考の際、応募により貴殿に関する個人情報をご提供頂くこととなりますが、お預りした個人に関する情報の取り扱いについて、次のように管理し、保護に努めて参ります。

1.個人情報とは

個人情報とは、個人に関する情報であり、氏名、生年月日、住所、電話番号、FAX 番号、電子メールアドレス、画像などによって個人を識別できる情報のことをいいます。

2.個人情報の収集及び利用目的

弊社は、応募者から収集した個人情報は下記に示す弊社の採用活動の目的で利用することとし、それ以外の目的に利用することは一切ありません。また、採用前に応募者から個人番号を取得することはありません。
採用に関わる業務の為、氏名・性別・生年月日などの情報を利用いたします。
ご応募に関するお問い合わせへの返答や、面接日時等のご連絡を行う為に、電話番号、メールアドレス、住所等の連絡手段の情報を利用します。
採用された際は、氏名または個人を特定できる情報や職務経歴、資格等の情報を人事管理の為に利用します。また、人事管理を行う目的の為、更に必要な情報をご提供いただく場合があります。

3.個人情報収集項目の任意性について

弊社が個人情報を収集する項目は、すべて「応募者の意思」によって ご提供いただくものであります。
必要な項目にご提供いただけない場合、利用目的に沿うことができない場合がありますのでご了承ください。

4.本人が容易に認識できない方法によっての個人情報の取得

弊社は、本人が容易に認識できない方法(Cookie等)で、応募者の個人情報を取得することは致しません。

5.第三者への提供

「2.個人情報の取得及び利用目的」で定めている場合、法律で定められている場合、および公共機関を除いて、個人情報を応募者の同意を得ず第三者に開示・提供することはございません。

6.外部への委託

応募者の個人情報を外部へ委託することは致しません。

7.個人情報の管理方法

お預りしました個人情報は、弊社にて厳重に管理致します。なお、応募者からご提出いただきました必要書類は返却いたしませんので、あらかじめご了承願います。採用可否の検討後、採用年度以降5年以内で、不採用者の一切の個人情報を廃棄・削除致します。採用された方の個人情報は、就業後雇用管理の範囲内において管理・保管します。

8.個人情報の開示・訂正・削除、利用・提供の拒否及び苦情相談について

弊社が保有する応募者の個人情報について、開示を請求することができます。また、開示の結果、個人情報の訂正・削除を請求することもできます。但し、採用判断にかかわる情報の開示は業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがあるため応じておりません。応募者ご自身の個人情報の開示・訂正・削除、利用・提供の拒否を請求される場合は、下記連絡先にご連絡をお願い致します。なお、本手続きにあたり、応募者本人であることを確認させて頂きます。また、苦情・相談に関するお問い合せは下記のところにお願いします。

個人情報の利用目的の公表について

1.個人情報の利用目的について

当社は、取得した個人情報を次の利用目的の範囲内で取り扱います。

項目 個人情報保護法による定義 利用目的
お客さまに関する個人情報 個人情報
個人データ
保有個人データ
・業務上の連絡・契約の履行
・製品/サービスに関する情報、宣伝物等のご提供
・製品/サービスに関する企画、ご提案
・製品/サービスに関する製品開発または品質向上のための調査、分析
・当社営業に関するご案内
・お問い合わせまたはご依頼に対するご回答
従業者に関する個人情報 個人情報
個人データ
保有個人データ
・人事管理業務の遂行
・営業活動の遂行
・契約活動の遂行
・緊急連絡、問い合わせに関する遂行
・会社組織の運営を効率的且つ円滑にするたの活用
取引先(間接の取引先を含みます)および業務提携先に関する個人情報 個人情報
個人データ
保有個人データ
・業務上の連絡
・契約の履行
・取引に関する交渉
・お問合せまたはご依頼に対するご回答
当社へ入社を希望される方に関する個人情報 個人情報
個人データ
保有個人データ
・採用に関する情報発信、資料のご発送
・選考に関する通知、書類のご発送
・入社内定者に対するご連絡
・お問い合わせまたはご依頼に対するご回答
株主さまに関する個人情報 個人情報
個人データ
保有個人データ
・商法に基づく権利の行使、義務の履行
・株主さまとの関係を円滑にするための各種方策の実施
・株主データの作成等の各種法令に基づく所定の基準による株主管理
・お問い合わせまたはご依頼に対するご回答
従業員等の特定個人情報 個人番号
個人情報
個人データ
保有個人データ
・税金(給与の源泉徴収など)事務のため
・社会保険(健康保険・厚生年金保険届出など)事務のため
・退職所得に関する申請事務のため
・災害時の連絡事務のため
従業員等の扶養親族の特定個人情報 個人番号
個人情報
個人データ
保有個人データ
・扶養控除等申告書を提出するため
・国民年金第3号被保険者届を提出するため
支払調書の作成が必要な方の特定個人情報 個人番号
個人情報
個人データ
保有個人データ
・支払調書作成事務のため

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2.本人様の個人情報の第三者への提供

当社は、取得しました個人情報は、下記の場合を除いて原則、第三者に提供致しません。
また、法令などの正当な理由がない限り、第三者に提供する場合は事前にご了解を頂きます。

  • 個人情報本人様の同意がある場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲と判断される場合(当社の業務委託先に委託する場合も含む)
  • 公的機関から、法律に基づいた命令等により開示を求められた場合

当社は、特定個人情報について個人情報保護法で認められている下記の場合も、第三者提供は致しません。

  • 大量の個人情報を広く一般に提供するため、本人の同意を得ることが困難な場合であって、次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ本人に通知し、又はそれに代わる同等の措置を講じている場合
  • 法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、法令に基づき又は本人若しくは当該法人その他の団体自らによって公開又は公表された情報を提供する場合
  • 個人情報を特定し同意を得た者との間で共同して利用する場合であって、次に示す事項又はそれと同等以上の内容をあらかじめ、本人に通知している場合

3.個人情報の開示・訂正・利用停止 利用・提供の拒否及び苦情相談

当社は、個人情報の本人様の保有する個人情報について、開示・訂正開示・訂正・削除、利用・提供の拒否を求められた場合は、合理的な範囲で適切に対応させていただきます。
内容が正確でないとお気づきの点がありましたら下記までお申し出ください。また、苦情・相談に関するお問い合せ先も下記のところにお願いします。

 

個人情報管理責任者 MCソリューション事業部 事業部長

個人情報保護相談窓口 (苦情・相談に関する問い合わせ先)
株式会社ヴァックスラボ 個人情報保護相談窓口
住所:北海道札幌市中央区南1条西9丁目4-2
電話:011-252-5215
Eメールアドレス:

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